Il y a deux façons de faire des modifications massives dans iTop:

• en utilisant l'action “Modifier…” à partir d'une liste d'éléments: cette méthode est bien appropriée pour du nettoyage de données (normalisation) ou des opérations de routine, quand l'objectif est de mettre la même valeur dans plusieurs éléments à la fois,
• en utilisant l'import CSV interactif: cette méthode permet de facilement ré-importer un jeu de données exportées et modifiées à l'aide d'un tableur

iTop permet la modification massive d'une liste d'éléments. Cette opération est très pratique pour mettre un champ à la même valeur dans tout un ensemble d'éléments, en une seule opération. La modification massive est possible avec les restrictions suivantes:

• La modification massive n'est possible que si tous les éléments de la liste sont de la même classe. Cela signifie qu'il n'est pas possible de modifier une liste de Contacts, car la liste peut potentiellement contenir aussi bien des Personnes que des Equipes. Si vous voulez faire cette opération, faîtes d'abord une recherche de Personnes, faîtes la modification, puis recommencez en faisant une recherche d'Equipes.
• Tous les profils d'utilisateurs n'ont pas le droit de faire des modifications massives. Si le l'entrée “Modifier…” n'est pas présente dans le menu contextuel de la liste, contactez votre administrateur iTop pour vérifier votre profil.
• La modification d'un grand nombre d'éléments (plusieurs centaines) requière un temps d'exécution important. Pour des raisons de sécurité, les actions interactives disposent d'un temps d'exécution limité (par défaut 30 secondes). Avant de lancer une modification très lourde, vérifiez avec votre administrateur si celà est possible sur votre serveur. Dans le cas contraire, une alternative consiste à préparer les données à modifier, sous forme de fichier CSV, qui peut être chargé directement en mode ligne de commande sur le serveur iTop, sans limitation de temps d'exécution.

Sélectionnez “Modifier…” depuis le menu contextuel “Autres actions…”, l'écran suivant s'affiche:

A cette étape de l'assistant, vous pouvez sélectionner les éléments à modifier. par défaut tous les éléments sont cochés et seront doc modifiés. Parcourrez la liste pour vérifier qu'il n'y pas de problème, et cliquez “Suite »” pour passer à l'écran suivant.

Le formulaire de modification des éléments apparaît. Par rapport au formulaire habituel de modification d'un seul élément, notez la case à cocher et l'indicateur numérique à droite de chacun des champs.

La valeur numérique indique le nombre de valeurs distinctes pour chaque champ parmi tous les éléments sélectionnés. Si, pour un champ donné, tous les éléments contiennent la même valeur, l'indicateur est vert () et la case est cochée. Sinon l'indicateur est rouge et la case n'est pas cochée. Vous pouvez obtenir des informations sur les valeurs d'un champ en positionnant le curseur de la souris au dessus d'un indicateur rouge: une infobulle apparaît avec la répartition des valeurs distinctes pour ce champ.

Seuls les champs pour lesquels la case à cocher (à droite du champ) est cochée seront modifiés. Tous les autres champs des éléments resteront inchangés. En cochant la case en face d'un indicateur “rouge” (c'est à dire un champ dont les valeurs diffèrent entre les éléments sélectionnés) vous pouvez forcer une valeur “homogène”, dans ce champ, pour l'ensemble des éléments sélectionnés.

Cliquez sur “Aperçu des modifications »” pour afficher un écran de confirmation:

Vérifiez qu'il n'y a aucun message d'erreur dans la colonne “Opération”, puis cliquez sur “Modifier” pour appliquer les modifications aux éléments sélectionnés.

iTop possède une puissante fonctionnalité d'import CSV qui assiste les utilisateurs (aussi bien que les administrateurs) pour facilement créer ou mettre à jour des éléments en masse, à partir de fichiers texte au format CSV (Comma Separated Values).

L'assistant d'Import CSV s'accède depuis le menu “Administration des données” du menu principal.

iTop fournit des modèles de fichier CSV pour importer n'importe quelle classe d'élément. Ces modèles sont disponibles depuis le troisième onglet “Modèles” de l'assistant d'import CSV. Vous pouvez soit télécharger les fichier, soit faire directement un copier coller du CSV de la zone de texte dans votre tableur favori.

Sélectionnez la classe d'élément que vous désirez importer dans la liste déroulante. Puis, cliquez sur l'icone de fichier Excel pour télécharger un modèles de fichier CSV ou copier/coller directement le texte de la zone d'édition en dessous de l'icône.

La première étape de l'import consiste à télécharger les données depuis votre ordinateur vers le serveur iTop. Vous pouvez soit choisir un fichier à télécharger, soit copier/coller les données dans le second onglet “Copier/coller de données” de l'assistant.

Pour télécharger un fichier ficher, rendez-vous dans le premier onglet de l'assistant. Avant de télécharger le fichier, indiquez le jeu de caractères utilisé pour l'encodage du fichier en choisissant la valeur appropriée dans la liste déroulante. ceci est particulièrement important pour un traitement correct des caractères accentués.

Si vous choisissez de copier/coller les données, utilisez le second onglet de l'assistant.

Cliquez sur “Suite »” pour passer à l'écran suivant de l'assistant:

Cette étape permet d'ajuster les paramètres suivants:

Quand le formatage des données vous paraît correctement reconnu par iTop, cliquez sur “Suite »” pour passer à l'étape suivante de l'assistant.

La troisième étape de l'assistant consiste à faire correspondre les colonnes des données CSV aux champs des éléments à importer. Choisissez d'abord la classe des éléments que vous êtes en train d'importer. Cela détermine la liste des champs possibles pour les éléments.

Si les données CSV sont issues d'un modèle CSV d'iTop (ou d'un export de données iTop), l'en-tête des champs devrait correspondre, et la reconnaissance est automatique. Sinon vous devez manuellement indiquer, pour chaque colonne des données CSV, le champ correspondant.

L'assistant d'import CSV permet de créer aussi bien que de modifier des éléments existants. L'import utilise des critères de recherche (les “clés de recherche”) pour déterminer si une ligne du fichier CSV correspond à un élément existant dans iTop ou non. Si l'élément existe déjà, il sera mis à jour, sinon un nouvel élément sera créé. les différentes clés de recherche cochées dans cet écran sont combinées entre elles avec l'opérateur ET (autrement dit, un élément est considéré comme existant s'il satisfait toutes les clés de recherche sélectionnées).

Quand la correspondance des champs et le choix des clés de recherche vous paraît correct, cliquez sur “Simuler l'Import” pour procéder à un test de l'import.

Après quelques instants (la durée dépend du nombre d'éléments à importer), l'écran suivant apparaît:

Notez le nombre d’éléments à créer et le nombre d'éléments à modifier, ainsi que le nombre d'erreurs rencontrées. Vous pouvez utiliser les cases à cocher en haut de la page pour filtrer les résultats et parcourir plus rapidement le rapport.

Les lignes présentant des erreurs sont en rouge. Les erreurs n'empêchent pas l'import de s'exécuter, mais les lignes en erreur seront rejetées.

Si les résultats de la simulation vous semblent corrects, cliquez sur “Lancer l'import !” pour exécuter l'import des données dans iTop.

Si vous avez besoin de corriger les données, vous pouvez cliquer sur “|« Recommencer”, qui vous ramène au premier écran de l'assistant, avec les données dans l'onglet “Copier collier de données”.

Si le nombre d'éléments à importer et le pourcentage d'éléments à créer ou à modifier dépasse un certain seuil, une boite de dialogue de confirmation apparaît:

Cliquez sur “Yes” pour fermer la boite de dialogue est lancer l'import. Cliquez sur “No” pour annuler l'opération.

Le dernier écran de l'assistant est le résumé des opérations effectuées.